Zentrales Fuhrpark-Portal reduziert die Kosten und schafft mehr Transparenz

Kernherausforderung des Kunden

Die Eurofleet GmbH stand 2023 vor einer kritischen Herausforderung: Ihr Fuhrparkmanagement war über mehrere Systeme und Standorte verteilt, ohne zentrale Steuerung. Fahrzeugstammdaten, Schäden, Vertragsinformationen und Rechnungen wurden fragmentiert gepflegt – teils in Excel, teils in lokalen Tools oder sogar in Papierakten.

Besonders problematisch war die Erfassung von Kilometerständen und Tankdaten. Diese erfolgte manuell und war anfällig für Fehler. Abweichungen führten zu ungenauen Verbrauchsstatistiken, fehlender Transparenz in der Einsatzplanung und teuren Nacharbeiten. Hinzu kam, dass die bestehende SaaS-Lösung nicht nur unflexibel, sondern auch kostenintensiv war: Mit über Tausend Euro monatlich Kosten summierten sich die Gebühren in einem 5-stelligen Betrag pro Jahr. Für ein mittelständisches Unternehmen wie Eurofleet war das weder wirtschaftlich noch zukunftsfähig.

Neben den Kosten und dem manuellen Aufwand fehlte es vor allem an einer ganzheitlichen Sicht auf den gesamten Fuhrpark. Schäden wurden nicht zeitnah dokumentiert, Vertragslaufzeiten liefen unbemerkt aus, und die Geschäftsführung hatte keine zuverlässige Übersicht über Auslastung, Wartungsbedarf oder Gesamtkosten. Diese Intransparenz führte zu ineffizienter Disposition, vermeidbaren Standzeiten und zusätzlichen Kosten.

Die Erwartung an eine neue Lösung war daher klar: ein zentrales, digitales System, das alle fuhrparkrelevanten Prozesse zusammenführt, manuelle Tätigkeiten reduziert, Fehler vermeidet und zugleich die laufenden Kosten senkt.

Die Lösung von Bytealign

Bytealign entwickelte für die Eurofleet GmbH ein maßgeschneidertes Fleet Portal, das sämtliche relevanten Fuhrparkprozesse in einer webbasierten Lösung bündelt. Ziel war es, Transparenz, Effizienz und Wirtschaftlichkeit gleichermaßen zu steigern.

Technische Basis & Architektur

Das Portal basiert auf Symfony (API Platform) im Backend und Angular im Frontend. Dadurch konnte eine robuste, erweiterbare und gleichzeitig nutzerfreundliche Plattform geschaffen werden, die sowohl am Desktop als auch mobil einsetzbar ist.

Zentrale Funktionen des Fleet Portals

• Fahrzeugstammdaten: Alle Informationen wie Zulassung, Ausstattung, Versicherung und Vertragsdetails werden in einer zentralen Datenbank gepflegt.
• Schadensverwaltung: Schäden können direkt durch Fahrer oder Werkstätten digital erfasst, mit Fotos dokumentiert und in Echtzeit weiterverarbeitet werden.
• Tank- & Kilometerdaten: Automatisierte Schnittstellen importieren diese Daten regelmäßig. Damit entfällt die manuelle Eingabe, und es entstehen valide Auswertungen zum Verbrauch und zur Fahrleistung.
• Vertrags- und Rechnungsverwaltung: Laufzeiten und Fristen sind transparent und mit Erinnerungsfunktionen versehen. Rechnungen werden systematisch erfasst und können ausgewertet werden.
• Dashboards & Reporting: Die Geschäftsführung erhält tagesaktuelle Kennzahlen über Auslastung, Kosten und Wartungsstatus.

Wirtschaftlicher Effekt

Der größte Hebel war die Ablösung der bestehenden SaaS-Lösung. Statt über 5-stellige Kosten pro Jahr fallen nun lediglich Kosten für Weiterentwicklung und laufenden Kosten an – eine Einsparung von über 80 %. Dazu kommt die enorme Zeitersparnis durch die Automatisierung von Tank- und Kilometerdatenerfassung. Fehlerquoten bei Eingaben wurden praktisch eliminiert, und die Transparenz hat sich auf allen Ebenen spürbar verbessert.

Einführung & Change Management

Bytealign führte das System schrittweise ein: Zunächst wurde eine Pilotflotte in das Portal übernommen, anschließend erfolgte der Rollout auf alle Fahrzeuge. Mitarbeitende wurden in Schulungen mit der neuen Plattform vertraut gemacht. Durch die intuitive Benutzeroberfläche konnte die Akzeptanz schnell erreicht werden.

Zukunftsfähigkeit

Das Portal ist modular aufgebaut. So können in Zukunft weitere Funktionen ergänzt werden, beispielsweise KI-gestützte Prognosen für Wartungsbedarf, automatisierte Dispositionsvorschläge oder eine direkte Integration in ERP-Systeme. Damit ist sichergestellt, dass Eurofleet auf lange Sicht digital wachsen kann.

Bytealign lieferte damit nicht nur eine funktionale Software, sondern eine nachhaltige Gesamtlösung: niedrige Kosten, weniger Aufwand, höhere Transparenz und die Basis für datengestützte Entscheidungen.

Über den Kunden

Die Eurofleet GmbH ist ein Dachorganisation deutscher Logistikdienstleister mit Schwerpunkt auf Fuhrpark- und Transportmanagement. Das Unternehmen betreibt eine große Fahrzeugflotte für unterschiedlichste Kundenanforderungen und setzt dabei auf Flexibilität und Zuverlässigkeit. Mit dem Schritt zur Digitalisierung seiner Fuhrparkprozesse durch das Fleet Portal konnte Eurofleet seine Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern und zugleich die Effizienz im Tagesgeschäft erheblich verbessern.