Auftragsbearbeitung automatisieren
Unsere Lösungen: Von manuellen Aufträgen zu automatischen Prozessen
Warum digitale Auftragsbearbeitung?
Manuelle Auftragserfassung kostet Zeit und ist fehleranfällig. In vielen Unternehmen werden Bestellungen noch per Fax, E‑Mail oder Telefon aufgenommen, manuell in das ERP übertragen und anschließend an Produktion oder Logistik weitergeleitet. Das führt zu langen Durchlaufzeiten, unklaren Zuständigkeiten und hoher Fehlerquote.
Die Automatisierung der Auftragsabwicklung transformiert den gesamten Prozess – vom Bestelleingang bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung. Software gesteuerte Systeme verarbeiten Bestellungen schneller, flexibler und fehlerfrei. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein Wettbewerbsvorteil: Sie sparen Zeit, senken Kosten und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Kennen Sie das?
Unstrukturierte Eingangskanäle: Aufträge gehen per E‑Mail, Telefon oder Papier ein. Diese Medienbrüche verursachen Aufwand und erschweren die Nachverfolgung.
Manuelle Datenerfassung: Mitarbeiter müssen Bestelldaten ins System übertragen. Kleine Tippfehler führen zu falschen Lieferungen und Reklamationen.
Lange Bearbeitungszeiten: Freigaben, Bestandsprüfungen und Versandetiketten werden manuell erstellt. Aufträge stauen sich und Kunden warten auf Rückmeldung.
Fehlende Skalierbarkeit: Wenn das Auftragsvolumen steigt, stößt der Prozess an seine Grenzen. Zusätzliche Mitarbeiter müssen eingestellt werden.
Diese Probleme treten in nahezu allen Branchen auf – ob im Handel, im Logistiknetzwerk oder im Dienstleistungsumfeld. Aus unseren Projekten wissen wir, dass sich durchgängige, automatisierte Prozesse in der Auftragsbearbeitung rasch amortisieren.
Unsere Lösung: Maßgeschneiderte Websoftware für automatisierte Auftragsabwicklung
Bytealign entwickelt individuelle Weblösungen, die alle Schritte der Auftragsbearbeitung in einem digitalen Workflow abbilden. Die Basis bildet eine robuste API‑ und Service‑Architektur (Symfony / API Platform), kombiniert mit modernen Angular‑Frontends.
Automatisierter Auftragseingang
Bestellungen werden per API, EDI oder Webformular entgegengenommen und direkt im System erfasst. Medienbrüche entfallen.
Echtzeit‑Bestandsprüfung
Die Software gleicht Lagerbestände automatisch mit eingehenden Aufträgen ab. Nur verfügbare Artikel werden freigegeben.
Automatische Freigabe und Bestätigung
Regelbasierte Workflows prüfen Aufträge und geben sie frei. Das System erstellt automatisch Auftragsbestätigungen und Versandetiketten.
Integration in ERP und CRM
Aufträge, Angebote und Rechnungen werden nahtlos an Ihr ERP‑System übertragen. Vertrieb, Produktion und Buchhaltung arbeiten auf einer gemeinsamen Datengrundlage.
Dokumentenmanagement & Compliance
Alle auftragsbezogenen Dokumente werden zentral und revisionssicher archiviert. Die Lösung erfüllt gesetzliche Anforderungen wie DSGVO und GoBD.
KI‑gestützte Datenextraktion
Eingehende PDFs, E‑Mails oder Excel‑Sheets werden per OCR und Machine Learning ausgelesen und automatisch klassifiziert. Die KI extrahiert Bestellnummern, Produktdetails und Kundendaten und ordnet sie den richtigen Vorgängen zu.
Skalierbarkeit und Performance
Ob 100 oder 10.000 Aufträge pro Tag: Ihre Lösung wächst mit. Automatisierte Prozesse sind skalierbar und benötigen kein zusätzliches Personal.
Ihr Nutzen – klare Effizienzgewinne
Die Automatisierung der Auftragsabwicklung bringt messbare Vorteile. Laut Fachartikeln werden Bearbeitungszeiten stark reduziert, Fehler minimiert und Skaleneffekte genutzt. In unseren Projekten zeigen sich ähnliche Effekte:
- Zeitersparnis & Schnelligkeit: Automatisierte Workflows verarbeiten Bestellungen in Echtzeit. Unsere Kunden verzeichnen bis zu 70–95 % weniger Erfassungszeit pro Auftrag, wie KI‑basierte Systeme belegen. So können Service‑Teams sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
- Fehlerreduktion: Der Wegfall manueller Eingaben senkt die Fehlerquote spürbar. Konsistente Daten steigern die Prozessqualität und reduzieren Reklamationen.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Daten und Dokumente sind jederzeit abrufbar. Ihre Teams behalten den Überblick über Auftragsstatus, Bestände und Versand.
- Skalierbarkeit: Automatisierte Systeme ermöglichen Wachstum ohne proportional mehr Personal.
- Kostenreduktion: Die Kombination aus Zeiteinsparung und Fehlervermeidung senkt Prozesskosten dauerhaft.
KI‑gestützte Erweiterungen
Bytealign ergänzt die klassischen Automatisierungsmodule um Künstliche Intelligenz:
- Maschinelles Lernen für Datenvalidierung: Die KI erkennt Abweichungen (z.B. falsche Artikelnummern) und fordert bei Bedarf Sachbearbeiter zur Korrektur auf.
- Automatische Texterkennung & Klassifizierung: Dokumente in verschiedenen Formaten werden automatisch gelesen, klassifiziert und den passenden Prozessen zugeordnet.
- Prozessoptimierung durch kontinuierliches Lernen: Unsere KI wird mit jeder Auftragserfassung besser; sie reduziert Unsicherheiten und steigert die Automatisierungsquote.
