Recruiting-Portal erreicht durch automatisierte Abläufe mehr Reichweite und weniger Aufwand

Kernherausforderung des Kunden

Die maep GmbH, ein auf Personalvermittlung spezialisiertes Unternehmen, stand 2025 vor der Aufgabe, ihre Prozesse zur Ansprache potenzieller Arbeitgeber für Kandidatenprofile grundlegend zu modernisieren. Die klassische Vorgehensweise war stark manuell geprägt: Recruiter erstellten individuelle Nachrichten, recherchierten Zielunternehmen, verschickten E-Mails und führten Nachfassaktionen durch.

Dieser manuelle Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und schwer skalierbar. Mit steigender Zahl an Kandidatenprofilen und Kampagnen erhöhte sich der Aufwand exponentiell. Für jede neue Anfrage mussten Texte erstellt, Reminder geplant und Nachfassaktionen manuell gesteuert werden. Dadurch vergingen wertvolle Tage, bis die ersten Rückmeldungen von Unternehmen eintrafen.

Hinzu kam ein weiteres Problem: die Uneinheitlichkeit der Kommunikation. Während einige Recruiter sehr individuell formulierten, griffen andere auf Standardtexte zurück. Das führte zu Qualitätsschwankungen und damit zu unterschiedlichen Resonanzen auf die Kandidatenanfragen. Gerade in einem stark umkämpften Markt war es entscheidend, sowohl Geschwindigkeit als auch Qualität der Ansprache zu sichern.

Zudem bestand ein hoher Koordinationsaufwand: Welche Firmen wurden schon kontaktiert? Welche Antworten lagen vor? Wer musste wann an ein offenes Feedback erinnert werden? Ohne zentrale Plattform fehlte die Transparenz, was nicht nur das Team bremste, sondern auch das Kundenerlebnis für die Kandidaten verschlechterte.

Kurzum: Die maep GmbH brauchte eine Lösung, die Effizienz und Qualität gleichzeitig steigert – durch Automatisierung von Standardaufgaben, bessere Nachverfolgung und konsistente Kommunikation, ohne den persönlichen Anspruch im Recruiting zu verlieren.

Die Lösung von Bytealign

Bytealign entwickelte für die maep GmbH das maep Portal, eine moderne Webplattform, die sämtliche Prozesse der Arbeitgeberansprache in einem zentralen System bündelt und stark automatisiert.

Technische Basis & Architektur

Das Portal basiert auf einer Symfony-API im Backend und einem Angular-Frontend für eine performante und intuitive Oberfläche. Die Architektur wurde so gestaltet, dass Recruiter einerseits hochgradig automatisierte Workflows nutzen können, andererseits jederzeit manuell eingreifen, um individuelle Feinjustierungen vorzunehmen.

Kernfunktionen des Portals:

• Automatisierte Kampagnensteuerung: Recruiter können mit wenigen Klicks eine komplette Arbeitgeber-Kampagne starten. Das Portal übernimmt den Versand von Erstnachrichten, Follow-ups und Remindern.
• KI-gestützte Textgenerierung: Kampagnenmails werden mithilfe intelligenter Algorithmen automatisch formuliert. Die Texte können auf Branche, Kandidatenprofil und gewünschte Position zugeschnitten werden, sodass der persönliche Charakter erhalten bleibt.
• Reminder- und Follow-up-Logik: Das System erinnert automatisch an ausstehende Antworten und sorgt für konsistente Nachfassaktionen, ohne dass Recruiter eigene Kalender oder Excel-Listen pflegen müssen.
• Zentrale Transparenz: Jede Kontaktaufnahme und Antwort wird im Portal dokumentiert. Recruiter sehen jederzeit, welche Unternehmen kontaktiert wurden, wie der Status ist und welche nächsten Schritte anstehen.
• Teamfähigkeit: Mehrere Recruiter können gleichzeitig auf die Daten zugreifen, sodass keine Doppelansprachen entstehen und die Teamarbeit effizienter wird.

Nutzen & Effekte:

Die Einführung des maep Portals führte zu einer spürbaren Reduzierung des manuellen Aufwands pro Kampagne. Standardaufgaben wie das Versenden von E-Mails oder die Planung von Follow-ups werden nun automatisiert gesteuert. Das verschafft den Recruitern Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben: persönliche Gespräche mit Kandidaten und Arbeitgebern.

Zudem verbesserte sich die Konsistenz der Kommunikation. Dank der KI-gestützten Textgenerierung sind Nachrichten einheitlich auf hohem Niveau formuliert, ohne an Individualität einzubüßen. Die Resonanz auf Kampagnen stieg, weil Unternehmen schneller und klarer angesprochen werden.

Auch die Transparenz im Recruitingprozess erhöhte sich deutlich. Statt verstreuter Excel-Listen und E-Mail-Postfächer bietet das Portal einen vollständigen Überblick über alle laufenden Aktivitäten. Das erleichtert die Koordination im Team und ermöglicht der Geschäftsführung, den Erfolg von Kampagnen in Echtzeit zu bewerten.

Bytealign setzte bei der Einführung auf ein schrittweises Vorgehen: Zunächst wurde das Portal in einem Pilotprojekt mit ausgewählten Recruitern getestet. Nach dem erfolgreichen Start wurde die Lösung auf das gesamte Unternehmen ausgerollt. So konnte das Team frühzeitig Feedback geben und sich schrittweise an die neuen Prozesse gewöhnen.

Mit dem maep Portal verfügt die maep GmbH nun über ein digitales Fundament, das nicht nur aktuelle Prozesse effizienter macht, sondern auch künftige Erweiterungen erlaubt – beispielsweise die Integration zusätzlicher KI-Features oder Schnittstellen zu externen Jobplattformen.

Über den Kunden

Die maep GmbH ist ein deutsches Unternehmen im Bereich Personalvermittlung und Recruiting. Das Unternehmen unterstützt Fach- und Führungskräfte dabei, passende Arbeitgeber zu finden, und begleitet Firmen bei der Besetzung anspruchsvoller Positionen. Mit dem maep Portal hat die maep GmbH ihre Prozesse konsequent digitalisiert und ihre Wettbewerbsfähigkeit im stark umkämpften Recruiting-Markt nachhaltig gestärkt.