Digitales Mitarbeiter-Portal für reibungsloses Onboarding und Personalmanagement
Kernherausforderung des Kunden
Die Delivery Experts GmbH, ein Logistikdienstleister mit einer hohen Zahl an Fahrern, sah sich in den letzten Jahren mit einer besonderen Herausforderung konfrontiert: einer extrem hohen Mitarbeiterfluktuation. Stetige Neueinstellungen waren an der Tagesordnung, um die Einsatzfähigkeit in einem sehr dynamischen Marktumfeld sicherzustellen. Dieses ständige Kommen und Gehen von Fahrern führte jedoch zu enormem Verwaltungsaufwand im Personalbereich.
Das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgte größtenteils manuell. Dokumente mussten ausgedruckt, eingesammelt und archiviert werden. Führerscheinkontrollen waren mit viel Handarbeit verbunden und boten weder die notwendige Geschwindigkeit noch die gewünschte Sicherheit im Hinblick auf Compliance-Anforderungen. Besonders in Stoßzeiten führte das zu Verzögerungen: Fahrer konnten nicht sofort eingesetzt werden, Aufträge blieben liegen oder mussten durch interne Umverteilungen abgefangen werden.
Hinzu kam die organisatorische Komplexität: Die Delivery Experts GmbH agierte mit mehreren Standorten, die jeweils eigene Abläufe und Tools nutzten. Das erschwerte die Zusammenarbeit und führte zu redundanten Prozessen. Daten lagen verteilt in Excel-Listen, E-Mail-Postfächern und Papierakten. Transparenz über den aktuellen Status von Bewerbungen, Dokumenten oder Einsätzen gab es nur eingeschränkt.
Die Folge: HR-Mitarbeiter waren überlastet, operative Teams mussten improvisieren, und die Geschäftsführung hatte keine zuverlässige Übersicht über die aktuelle Personalsituation. Gleichzeitig stiegen die rechtlichen Anforderungen an Dokumentation, Datenschutz und Nachweisführung. Für das Unternehmen war klar: Ein nachhaltiges Wachstum und die Sicherstellung der Servicequalität waren ohne eine grundlegende Digitalisierung der Personalprozesse nicht mehr möglich.
Die Lösung von Bytealign
Bytealign entwickelte für die Delivery Experts GmbH ein zentrales Mitarbeiterportal, das unter dem Projektnamen DEX Portal eingeführt wurde. Ziel war es, den gesamten Prozess von Bewerbung, Onboarding bis hin zur laufenden Verwaltung digital, transparent und effizient abzubilden – und das standortübergreifend.
Die Umsetzung basierte auf einer Symfony-API als Kernsystem, ergänzt durch ein Angular-Frontend für eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche. Das Portal wurde so konzipiert, dass alle relevanten Stakeholder – HR, Disposition, Standortleiter und die Fahrer selbst – ihre Informationen in einem zentralen System pflegen und abrufen können.
Kernfunktionen des Portals
- Digitales Onboarding: Neue Mitarbeiter können ihre Unterlagen direkt hochladen, Formulare online ausfüllen und erforderliche Dokumente elektronisch signieren. Dadurch entfallen Ausdrucke, Scans und manuelle Nachbearbeitungen.
- Automatisierte Führerscheinkontrolle: Regelmäßige Prüfungen erfolgen über integrierte Foto-Uploads und Validierungsmechanismen. Das reduziert Fehler und stellt sicher, dass rechtliche Vorgaben jederzeit eingehalten werden.
- Zentrale Personalakte: Alle relevanten Daten sind digital hinterlegt und jederzeit abrufbar – vom Arbeitsvertrag über Zertifikate bis hin zu Einsatzplänen.
- Mehrstandortfähigkeit: Das Portal berücksichtigt verschiedene Standorte, sodass HR-Prozesse vereinheitlicht und dennoch lokale Besonderheiten abgebildet werden können.
- Benachrichtigungen & Workflows: Erinnerungen für Dokumentenabläufe, Vertragsverlängerungen oder offene Aufgaben werden automatisiert versendet.
Das Ergebnis war eine deutliche Entlastung der administrativen Bereiche. Während zuvor mehrere Mitarbeiter fast ausschließlich mit manuellen Verwaltungsaufgaben beschäftigt waren, konnten diese Kapazitäten nun produktiver eingesetzt werden. Fahrer wurden schneller einsatzbereit, die Disposition konnte flexibler planen, und die Geschäftsführung erhielt jederzeit eine klare Übersicht über Personalbestand und Compliance-Status.
Technisch legte Bytealign großen Wert auf eine schrittweise Einführung. Statt eines riskanten „Big Bang“ wurde das Portal in Pilotstandorten getestet und anschließend sukzessive auf weitere Niederlassungen ausgerollt. So konnten Kinderkrankheiten frühzeitig identifiziert und behoben werden, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.
Durch die modulare Architektur ist das DEX Portal zukunftssicher: Neue Funktionen – etwa Schnittstellen zu ERP-Systemen, KI-gestützte Bewerbervorauswahl oder automatisierte Einsatzplanung – können problemlos integriert werden. Damit hat Delivery Experts nicht nur die aktuelle Herausforderung gelöst, sondern zugleich eine digitale Basis geschaffen, die weiteres Wachstum ermöglicht.
Über den Kunden
Die Delivery Experts GmbH ist ein Logistikdienstleister mit Sitz in Deutschland, spezialisiert auf Kurier- und Transportlösungen. Das Unternehmen arbeitet mit einer Vielzahl an Fahrern und operiert standortübergreifend, um eine hohe Flexibilität und schnelle Lieferzeiten sicherzustellen. Durch die hohe Mitarbeiterdynamik in der Branche stand Delivery Experts vor der Herausforderung, Personalprozesse effizient und transparent zu gestalten – ein Ziel, das mit der Unternehmensportal erfolgreich erreicht wurde.
