Das Kundenmodul ermöglicht die digitale Auftragsannahme schneller, transparenter und effizienter.

Kernherausforderung des Kunden

Die INTERKEP GmbH, ein mittelständischer Logistikdienstleister, stand vor einem klassischen, aber hochgradig belastenden Problem: Die Auftragserfassung erfolgte überwiegend telefonisch oder per E-Mail. Kunden mussten ihre Bestellungen durchgeben, Mitarbeiter trugen die Daten manuell in interne Systeme ein.

Dieses Vorgehen führte zu mehreren Nachteilen. Zum einen war es extrem zeitaufwendig: Mitarbeitende im Kundenservice verbrachten viele Stunden täglich mit reiner Datenerfassung. Zum anderen war die Fehleranfälligkeit hoch - Zahlendreher, missverständliche Angaben am Telefon oder unvollständige E-Mails führten regelmäßig zu Rückfragen, Verzögerungen oder falsch disponierten Aufträgen.

Hinzu kam, dass die Kundenfreundlichkeit litt. Wer einen Auftrag aufgeben wollte, war auf Servicezeiten angewiesen und musste Wartezeiten in Kauf nehmen. Besonders für Stammkunden mit regelmäßigem Auftragsvolumen war das frustrierend. Gleichzeitig fehlte es an Transparenz: Weder Kunden noch interne Mitarbeitende hatten jederzeit einen aktuellen Überblick über den Status einer Bestellung.

Mit wachsender Zahl an Aufträgen potenzierten sich diese Probleme. Die Kapazitäten des Kundenservice stießen an Grenzen, die Bearbeitungszeiten verlängerten sich, und die Effizienz sank. Für INTERKEP war klar: Eine zukunftsfähige Lösung konnte nur in der Digitalisierung der Auftragserfassung liegen. Ziel war ein System, das Aufträge direkt vom Kunden digital entgegennimmt, automatisch validiert und ohne Medienbrüche in die internen Systeme überführt.

Die Lösung von Bytealign

Bytealign entwickelte für INTERKEP ein maßgeschneidertes Kundenmodul auf Basis einer Symfony-API-Plattform mit Angular-Frontend. Ziel war es, die Auftragserfassung weitgehend zu automatisieren, Fehler zu minimieren und gleichzeitig den Komfort für die Kunden zu erhöhen.

Technische Umsetzung & Architektur

Das Kundenmodul wurde als eigenständiges Portal entwickelt, das nahtlos mit den bestehenden Systemen von INTERKEP verbunden ist. Kunden können sich einloggen, ihre Aufträge digital erfassen und direkt an INTERKEP übermitteln. Die eingegebenen Daten werden durch automatische Validierungen geprüft, bevor sie in das interne Dispositionssystem fließen.

Kernfunktionen des Kundenmoduls:

• Online-Auftragsverwaltung: Mitarbeiter haben jederzeit von überall Zugriff auf die Aufträge.
• Statusübersicht: Kunden erhalten aktuelle Informationen zu ihren Aufträge.
• Fahrer-Anbindung: Fahrer können in Echtzeit den Status der Auslieferung übertragen.
• Dokumentenverwaltung: Belege wie Auftragsbestätigungen oder Ausliefernachweise können direkt verknüpft werden.
• Integration in interne Systeme: Die Daten fließen automatisiert in Dispositionssoftware ein.

Nutzen & Effekte

Die Effekte für INTERKEP waren sofort spürbar:

• Reduktion manueller Auftragsupdates um ca. 70 %: Mitarbeiter im Kundenservice wurden massiv entlastet.
• Schnellere Auftragsdurchlaufzeiten: Aufträge landen sofort im System, ohne Verzögerungen durch manuelle Eingaben.
• Weniger Fehler: automatische Validierung sorgt für Datenqualität und reduziert Rückfragen.
• Mehr Komfort für Kunden: Sendungsstatus können rund um die Uhr verarbeitet werden; Statusabfragen erfolgen ohne Telefonat.

Ein Feedback aus dem Unternehmen lautete sinngemäß: „Ohne Kundenmodul ruft der Kunde an … Kann schnell Chaos werden. Mit Kundenmodul läuft alles strukturiert und nachvollziehbar.“

Einführung & Ausblick

Bytealign führte das Kundenmodul in enger Abstimmung mit INTERKEP ein. Zunächst wurde eine Pilotgruppe von Kunden eingebunden, die das System im Alltagsbetrieb testete. Nach der erfolgreichen Erprobung erfolgte der vollständige Rollout.

Das System ist modular erweiterbar. So können künftig zusätzliche Funktionen ergänzt werden, etwa Schnittstellen zu Partnerportalen, KI-gestützte Adressvalidierungen oder automatisierte Vorschläge für Zusatzleistungen. Damit hat INTERKEP nicht nur ein akutes Problem gelöst, sondern zugleich die Basis für eine kontinuierliche Digitalisierung der Kundeninteraktion geschaffen.

Über den Kunden

Die INTERKEP GmbH ist ein in Deutschland ansässiger Logistikdienstleister, spezialisiert auf Kurier- und Transportlösungen für Geschäftskunden. Mit einem starken Fokus auf Servicequalität bietet das Unternehmen flexible und zuverlässige Lösungen für zeitkritische Transporte. Durch die Digitalisierung von Kernprozessen – wie mit dem Kundenmodul von Bytealign – treibt INTERKEP die Modernisierung seines Geschäftsmodells konsequent voran und stärkt seine Wettbewerbsfähigkeit