Automatisiertes Backend für BDO-Daten für schnellere Abläufe und weniger Fehler
Kernherausforderung des Kunden
Die CLS Express Logistics GmbH steht als international tätiger Logistikdienstleister täglich vor der Aufgabe, enorme Datenmengen effizient zu verarbeiten. Ein besonders kritischer Prozess betraf die Bearbeitung von BDO-Statusmeldungen (Business Document Operations), die den Transport- und Lieferstatus einzelner Sendungen dokumentieren.
Vor Einführung der Lösung war dieser Prozess mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden. Jede eingehende Statusmeldung musste durch Mitarbeitende geprüft, validiert und in die entsprechenden Systeme übertragen werden. Dies bedeutete: viel Zeit pro Datensatz, eine hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben und ein hohes Maß an Redundanz. Schon kleine Verzögerungen oder Fehler in der Datenübertragung konnten in der Lieferkette spürbare Auswirkungen haben – etwa verspätete Statusmeldungen an Kunden, Rückfragen, zusätzliche Telefonate oder Fehlbuchungen.
Die Herausforderung verschärfte sich, weil die Menge an BDO-Meldungen kontinuierlich stieg. Mit zunehmendem Auftragsvolumen war die händische Verarbeitung schlicht nicht mehr skalierbar. Mitarbeiter waren dauerhaft gebunden, konnten kaum strategischere Aufgaben übernehmen, und das Unternehmen riskierte, in seiner Servicequalität zurückzufallen.
Gleichzeitig bestand die Anforderung, diese Prozesse nahtlos in bestehende IT-Landschaften einzubetten. CLS arbeitete bereits mit mehreren ERP- und Partner-Systemen, sodass Schnittstellenkompetenz und Datensynchronisation essenziell waren. Ein weiteres Ziel war, die Durchlaufzeiten der Datenverarbeitung massiv zu senken, um Kunden schneller und zuverlässiger informieren zu können.
Kurz gesagt: CLS benötigte eine robuste, skalierbare und hochgradig automatisierte Lösung, um die steigende Zahl von BDO-Meldungen in Echtzeit zu verarbeiten – und dabei sowohl Mitarbeiter zu entlasten als auch die Servicequalität gegenüber den eigenen Kunden zu steigern.
Die Lösung von Bytealign
Bytealign entwickelte für CLS das BDO Automationsbackend, eine auf Symfony basierende API-Plattform, die sämtliche Schritte der Verarbeitung von BDO-Statusmeldungen automatisiert.
Technische Umsetzung & Architektur
Bytealign entwickelte für CLS das BDO Automationsbackend, eine auf Symfony basierende API-Plattform, die sämtliche Schritte der Verarbeitung von BDO-Statusmeldungen automatisiert.
Technische Umsetzung & Architektur
Im Zentrum steht eine Symfony-API, die eingehende BDO-Daten in verschiedenen Formaten entgegennehmen kann. Dank flexibler Parser-Module werden Daten zunächst validiert, normiert und strukturiert. Anschließend erfolgt eine automatische Weiterleitung an die relevanten Systeme im Unternehmen – sei es das ERP, das Dispositionssystem oder externe Partner-Tools.
Die Architektur wurde so gestaltet, dass sie skalierbar und fehlertolerant ist. Ein intelligentes Queuing-System sorgt dafür, dass selbst bei hohen Datenmengen keine Engpässe entstehen. Datenfehler oder unvollständige Meldungen werden automatisch markiert und nur im Ausnahmefall manuell nachbearbeitet.
Kernfunktionen im Überblick:
- Automatische Validierung: Eingehende BDO-Daten werden auf Vollständigkeit, Format und Konsistenz geprüft.
- Datenmapping: Unterschiedliche Formate aus Partner-Systemen werden automatisch in das Zielsystem übersetzt.
- Echtzeit-Verarbeitung: Meldungen werden innerhalb von Sekunden an die nachgelagerten Systeme weitergegeben.
- Fehlerhandling: Anomalien werden erkannt, dokumentiert und zur manuellen Prüfung markiert, ohne den Gesamtprozess zu blockieren.
- Monitoring & Reporting: Dashboards liefern jederzeit Transparenz über verarbeitete Jobs, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten.
Wirtschaftlicher Nutzen & Effekte
Die Zeitersparnis war enorm: Wo zuvor einzelne Jobs mehrere Minuten manuelle Bearbeitung erforderten, erledigt das Automationsbackend dieselbe Aufgabe nun in Sekunden. Ein internes Feedback lautete sinngemäß: „Du kannst von 2 Minuten pro Job ausgehen. Im neuen System läuft das praktisch in Echtzeit.“
Dies führte nicht nur zu einer drastischen Entlastung der Mitarbeiter, sondern auch zu einer spürbaren Verbesserung der Servicequalität. Kunden erhalten Statusmeldungen wesentlich schneller und verlässlicher. Rückfragen und Supportaufwand wurden reduziert, und die Mitarbeiter konnten sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.
Darüber hinaus senkte die Lösung die Fehlerquote erheblich. Automatisierte Prüfungen stellen sicher, dass nur valide Daten verarbeitet werden. Inkonsistenzen, die früher zu Verzögerungen und Zusatzkosten führten, treten kaum noch auf.
Strategischer Ausblick
Das Backend ist modular erweiterbar, sodass künftig zusätzliche Automatisierungsfunktionen eingebunden werden können, wie etwa KI-gestützte Prognosen für Anomalien oder automatisierte Berichte für das Management. Damit wurde nicht nur ein akutes Problem gelöst, sondern eine zukunftsfähige Plattform geschaffen, die mit den Anforderungen von CLS weiterwachsen kann.
Über den Kunden
Die CLS Express Logistics GmbH ist ein international tätiger Kurier- und Logistikdienstleister mit Sitz in Deutschland. Das Unternehmen bietet europaweite Transporte, Expresssendungen und logistische Zusatzservices an. Mit einem Netzwerk aus Fahrern, Partnerunternehmen und mehreren Standorten gewährleistet CLS eine schnelle und zuverlässige Abwicklung zeitkritischer Sendungen. Durch die Einführung des BDO Automationsbackends konnte CLS seine Prozesse modernisieren, die Effizienz erheblich steigern und die Servicequalität für seine Kunden weiter ausbauen.
