Digitale Personalverwaltung für Delivery Experts
von Sebastian Rehling
16.11.2021Die Personalverwaltung war bei unserem Kunden Delivery Experts GmbH mit einem hohen Aufwand verbunden. Zu den anfallenden Aufgaben gehören die Führung der Personalakten, die Gehalts- und Lohnabrechnungen einschließlich dem Versenden der Belege sowie das Arbeitszeiten- und Abwesenheitsmanagement. Unser Kunde trat mit dem Anliegen an uns heran, die Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren, damit die Mitarbeiter der Personalabteilung von wiederkehrenden und bürokratischen Aufgaben entlastet werden und sich mehr auf die Arbeit mit dem Personal konzentrieren können.
Die Einstellung und die Verwaltung einer großen Anzahl von Mitarbeitern ist mit einem sehr hohen Personalaufwand verbunden. Ohne digitale Unterstützung müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung die Personaldaten in Aktenordnern verwalten. Die zeitlichen und logistischen Anforderungen steigen auch dadurch, dass während der Einstellung und beim Onboarding je nach Herkunft und Art der Anstellung unterschiedliche Stammdaten und Dokumente relevant sind. Hier müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung oftmals auch noch rechtliche Rahmenbedingungen und Einzelfälle berücksichtigen.
Hoher Personalaufwand ohne digitale Unterstützung
Bei unserem Kunden mussten vor allem für die laufende Verwaltung der Mitarbeiter viele Ressourcen bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter erhalten im Laufe der Anstellung regelmäßig Dokumente wie Lohnabrechnungen und Benachrichtigungen. Diese wurden in diesem Fall postalisch verschickt, was weitere Arbeitsgänge erforderlich machte und damit sehr viel Zeit in Anspruch nahm.
Deutliche Erleichterung durch automatische Prozesse
Durch eine digitale Mitarbeiterakte konnten Ressourcen eingespart und der Aufwand für die Verwaltung der Mitarbeiter deutlich reduziert werden. Unsere Kunden konnten erheblich von nachgelagerten automatischen Prozessen und der Standardisierung wiederkehrender Arbeitsgänge profitieren und ihre alltäglichen Abläufe effizienter gestalten. Zudem konnten dadurch Fehleingaben erheblich reduziert und ein großer Schritt in Sachen rechtlicher Sicherheit gemacht werden.
" Durch die Entwicklung diverser Unternehmensanwendungen konnten wir viele Prozesse digitalisieren und diese somit erheblich effizienter gestalten. Die Partnerschaft mit Bytealign ist für uns ein essenzieller Bestandteil, um unsere digitale Strategie professionell umzusetzen. "
Unsere größten Herausforderungen
Bei der Entwicklung einer digitalen Personalverwaltung standen wir bei Delivery Experts vor einer besonderen Herausforderung. Unser Kunde hatte in der Vergangenheit einen erheblichen Personalaufwand zu verzeichnen.
Onboarding-Prozesse
Unser Kunde muss für neue Mitarbeiter einschließlich der Fahrer regelmäßig Onboarding-Prozesse durchführen, um neue Mitarbeiter schnell und effektiv ins Team zu holen. Dazu gehören auch spezielle Schulungen und die Einführung von Arbeitsabläufen und Richtlinien.
Verwaltung
Wie bereits dargestellt, nimmt die Verwaltung von Mitarbeitern sehr viele Ressourcen in Anspruch. Bei derzeit über 130 Mitarbeitern kommt entsprechend viel Aufwand zusammen.
Überprüfung
Eine große logistische Herausforderung stellt sich für unseren Kunden auch dadurch, dass er die gesetzlichen Vorschriften und die stetig steigenden Anforderungen seiner eigenen Partner erfüllen muss.
Fazit
Mit der Implementierung der digitalen Personalverwaltung konnten all diese Probleme nachhaltig gelöst werden. Die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter ist für das Unternehmen ein wichtiger Meilenstein der Philosophie. Dafür werden auch regelmäßig Schulungen und Weiterbildungen angeboten. Die Personalabteilung unseres Kunden ist dank des neuen Systems dauerhaft entlastet und kann sich wieder ihren Kernkompetenzen widmen, die vor allem in der Mitarbeiterbetreuung, der Personalentwicklung und dem Leistungsmanagement liegen.
Wir freuen uns darauf, beim nächsten Auftrag auch Ihnen die Vorzüge der digitalen Automation zu zeigen.