Zustellnachweis automatisieren

Gestalten Sie Ihr Tagesgeschäft effizienter und verschwenden keine Zeit mit manuellen Ausliefernachweisen: Lassen Sie diese lieber automatisch von Ihrer Software ausführen.

Unsere Lösung

Ein Zustellnachweis (auch PoD genannt) dient als Beleg dafür, dass eine Sendung erfolgreich an den Empfänger übergeben wurde. Der Nachweis bestätigt, dass die Sendung ihr Ziel pünktlich erreicht hat und schützt sowohl den Absender als auch unseren Kunden vor möglichen Streitigkeiten. Allerdings ist vor allem die manuelle Erfassung dieser Nachweise bislang ein starkes Hindernis im Tagesgeschäft gewesen.

Kunden wünschen sich als letzten kundenrelevanten Status die Zustellung beim Empfänger. Mit einer Software-Lösung wird der Zustellnachweis direkt am Ort der Zustellung erstellt. Dabei bestätigt der Fahrer per Eingabe auf einem mobilen Gerät, dass er die Sendung zugestellt hat.

Der erfasste Zustellnachweis wird in Echtzeit an das zentrale System des POD-Services übertragen. Dies kann über eine drahtlose Datenverbindung oder das Internet erfolgen. Der Zustellnachweis wird dabei mit den relevanten Informationen wie Sendungsnummer, Zeitstempel und weitere Informationen, wie einer digitalen Unterschrift verknüpft. Das zentrale System des POD-Services empfängt die übertragenen Zustellnachweise und verarbeitet sie automatisch. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert und können für weitere Analysen, Berichte und Verfolgungszwecke genutzt werden.

Die große Herausforderung bestand bislang darin, dass viel Zeit bei der Abfrage von Zustellnachweisen durch das Serviceteam verlorenging. Der Aufwand für das manuelle Versenden von Zustellnachweisen ist enorm, verbraucht sehr viel Man-Power und kostbare Ressourcen. Mit dem reinen Versenden der Zustellnachweise war es in der Praxis außerdem oft nicht getan. Kunden haben Sonderwünsche und fordern weitere Dokumente wie Bilder, Unterschriften oder Kopien von Dokumenten an. Das vergrößert den Aufwand zusätzlich.

Von unseren Kunden wissen wir, dass mit der Zeit durch die manuelle Erfassung von Zustellnachweisen menschliche Fehler passieren können. Es ist vorgekommen, dass Zustellnachweise nicht richtig versendet wurden oder wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit oder Unterschriften gefehlt haben. Das führte zu Ungenauigkeiten und einer erhöhten Auslastung des Serviceteams.

Kunden erwarten heute immer häufiger einen POD-Service. Statt physische Unterschriften oder Papierbelege zu verwenden, soll eine elektronische Erfassung von Zustellnachweisen gewährleistet werden. In einigen sensiblen Bereichen ist dieser Service sogar verpflichtend. Ein wichtiger Aspekt eines POD-Services ist die zeitnahe Übertragung der Zustellnachweise.

Dank der von Bytealign entwickelten automatisierten Zustellnachweise existiert nun ein einheitlicher und automatisierter Prozess. Dieser funktioniert außerdem unabhängig davon, ob die Zustellung durch eigene Fahrer oder durch ein Versandsystem wie beispielsweise UPS oder DPD erfolgt.

Gerade für Kurierdienste gilt die alte Formel: Zeit ist Geld. Mit dem automatischen Zustellnachweis kann die Zustellung der Sendungen wesentlich effizienter erfolgen und Sie bekommen einen verlässlichen Nachweis.

  • Verlässlicher Nachweis der Zustellung
  • Transparenz und Echtzeit-Verfolgung
  • Effizienzsteigerung
  • Haftungsbeschränkung

Verlässlicher Nachweis der Zustellung

Ein wesentlicher Vorteil des automatischen Zustellnachweises besteht darin, dass Sie einen klaren und verlässlichen Nachweis über die erfolgreiche Zustellung einer Sendung versenden können. Dieser Nachweis kann in Form einer digitalen Unterschrift, eines Zeitstempels oder anderer relevanter Informationen erfolgen. Mitunter fotografieren Fahrer mithilfe der Kamera Dokumente und sende diese als Anlage mit. Dies schützt sowohl den Absender als auch den Empfänger vor möglichen Streitigkeiten oder Unsicherheiten über den Zustellstatus.

Transparenz und Echtzeit-Verfolgung

Automatisierte Zustellnachweise ermöglichen eine verbesserte Transparenz und Echtzeit-Verfolgung von Sendungen. Absender, Empfänger und gegebenenfalls andere Beteiligte können den Zustellstatus online einsehen und den Fortschritt der Sendung in Echtzeit verfolgen oder sich benachrichtigen lassen. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht eine bessere Planung und Koordination.

Effizienzsteigerung

Durch die Entwicklung der POD-Dienste konnte der gesamte Prozess digitalisiert und effizienter gestaltet werden. Automatisierte Erfassung und Übertragung von Zustellnachweisen reduzieren den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit. Die Daten können schnell verarbeitet und Anlagen automatisch versendet werden. Dies spart Zeit und Ressourcen für alle beteiligten Parteien.

Haftungsbeschränkung

Ein weiterer Vorteil unserer Entwicklung besteht darin, dass wir die Haftung für unsere Kunden begrenzen können. Durch die klare Dokumentation der Zustellung und den Nachweis des Empfangs können potenzielle Streitigkeiten über verlorene, beschädigte oder verspätete Sendungen reduziert werden. Dies trägt zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit bei.

 

Insgesamt trägt die automatisierte Zustellung entscheidend dazu bei, den Zustellprozess zu optimieren, die Transparenz zu verbessern und damit auch die Kundenzufriedenheit zu steigern. Kunden bekommen den Status ihrer Sendung sofort – das Serviceteam wird dauerhaft entlastet. Mithilfe der automatisierten Zustellnachweise können auch Sie Ihre Prozesse dauerhaft verbessern

Automatisieren Sie Ihren kundenrelevanten Workflow

Referenzen

"Dank den Automatisierungslösungen von Bytealign sind wir nun in der Lage unsere Sendungsinformationen sehr schnell und zuverlässig zu unseren Partnern zu übertragen."
Christian Dreyhaupt CEO bei INTERKEP GmbH

Projektdetails

Entwicklung einer Plattform zur automatischen Verarbeitung von Sendungsdaten