Webbasiertes Kundenmodul

Profitieren Sie von einem vollständig automatisierten Auftragsmanagements mit einer hohen Steigerung der Servicequalität.

Unsere Lösung

Unser Kunde, ein KEP-Logistiker, wollte die internen Prozesse effektiver und damit auch wirtschaftlicher gestalten. Das Problem bestand aktuell darin, dass das Eingeben von Auftragsdaten oder die händische Anpassung von Kundenlisten sehr viel Zeit kostete. Um dieses Problem zu lösen, haben wir einen webbasierten Assistenten entwickelt, der Auftragsdaten vollständig und im richtigen Format übertragen kann.

Der bisherige Prozess beim Eingang neuer Sendungsanfragen wurde bei unserem Kunden bislang noch vollkommen manuell gesteuert. Dahinter stand sehr viel Manpower und die Abläufe kosteten sehr viel Zeit. Es gab bislang mehrere Wege, über die Kunden ihre Informationen zu den Aufträgen kommuniziert bzw. weitergegeben haben.

Per Telefon

Ein typischer Prozess sah so aus, dass Kunden anriefen, um ihre Auftragsdaten mitzuteilen. Die Mitarbeiter haben dann die entsprechenden Sendungsdaten von Hand aufgenommen und in das System übertragen.

Per E-Mail

Andere Kunden schickten die entsprechenden Daten und Informationen per E-Mail raus. Das Format, in dem die Auftragsdaten übermittelt wurden, war aber oftmals nicht kompatibel mit dem System. Auch in diesem Fall mussten die Mitarbeiter alle Daten wieder von Hand eingeben und Auftragsdaten korrigieren.

Darum waren die Prozesse des Kunden bislang so ineffizient

Insbesondere in der Logistikbranche kommt es darauf an, die anstehenden Aufgaben mit Blick auf die Zeit effizient zu gestalten. Verschiedene Arbeiten sollten nahtlos aneinander anschließen können, damit es zu keinen Verzögerungen kommt.

Die manuelle Übertragung von Auftrags- und Sendungsdaten hat entscheidende Nachteile:

 

Fehleranfälligkeit

Bei der manuellen Dateneingabe besteht immer das Risiko, das Mitarbeiter Fehler machen, die erst sehr viel später auffallen und dann nachträglich korrigiert werden müssen. Es kann zu Tippfehlern, Transpositionsfehlern oder anderen Fehlern kommen, sodass das System mit falschen und inkorrekten Daten gefüttert wird. Diese Fehler sind eine häufige Ursache für Verzögerungen und Missverständnisse und verursachen zusätzliche Arbeit.

Zeit- und Ressourcenaufwand

Die manuelle Übertragung von Daten fordert hohe zeitliche und personelle Ressourcen. Mitarbeiter müssen die Daten sorgfältig eingeben, sie überprüfen und mögliche Fehler korrigieren. Insbesondere bei großen Datenmengen oder komplexen Datensätzen ist dies langfristig ein Problem.

Verzögerungen und Engpässe

Die manuelle Dateneingabe führt häufig zu Verzögerungen, was für Logistiker zum wahren Imageproblem werden kann. Kunden erwarten Schnelligkeit und Korrektheit bei der Auftragserledigung. Zudem können Engpässe entstehen, wenn die Zahl der verantwortlichen Mitarbeiter knapp bemessen ist, denn diese können krank werden und die Arbeit bleibt liegen. Auch der Personalmangel kann in diesem Bereich schnell problematisch werden.

Keine nahtlose Datenübertragung

Wenn Auftragsdaten manuell übertragen werden, dann ist es oftmals nicht möglich, Daten nahtlos zwischen verschiedenen Systemen oder Abteilungen zu übertragen. Dies ist eine häufige Ursache für inkonsistente und ineffiziente Prozesse.

Sicherheitsrisiken

Bei der manuellen Übertragung von Daten besteht immer auch die Möglichkeit, dass Unbefugte Zugriff auf diese Daten bekommen und sensible Informationen ausspähen. So können vertrauliche Informationen der Kunden in falsche Hände gelangen.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Die manuelle Übertragung von Daten ist oft nicht skalierbar und flexibel genug, um mit wachsenden Anforderungen und Veränderungen im Unternehmen Schritt zu halten. Wenn sich die Datenmengen erhöhen oder neue Anforderungen entstehen, kann die manuelle Dateneingabe oft nicht mehr in derselben Zeit und zu den gleichen Kosten realisiert werden.

 

Aufgrund dieser Mängel bei der aktuellen Aufnahme von Sendungsdaten trat unser Kunde mit dem Wunsch an uns heran, diese Prozesse zu automatisieren.

Die Herausforderung bei diesem Projekt bestand darin, die Auftragsannahme via Telefon und Mail zu automatisieren. Unvollständige und fehlerhafte Daten kosteten das Unternehmen Zeit und waren mit einem erhöhten personellen Aufwand verbunden. Denn das Serviceteam dahinter musste Kunden meistens persönlich kontaktieren und fehlende oder falsche Daten manuell nachtragen.

Insbesondere größere Kunden haben die Auftragsdaten in einem speziellen Format wie Excel oder CSV übermittelt, das dann später manuell nachbearbeitet und per Hand importiert werden musste.

Diese Arbeit kann sich das Team des KEP Logistikers in Zukunft sparen.

Mit unserem webbasierten Kundenmodul konnten wir für den Kunden eine spürbare Entlastung in seinem Tagesgeschäft erwirken. Durch die kundenbasierte Dateneingabe konnten Fehler, die beispielsweise bei der Übertragung von Informationen per Telefon entstehen, zukünftig komplett vermieden werden.

Das webbasierte Kundenmodul ermöglicht es Kunden, bequem über einen Webbrowser auf das System zuzugreifen und ihre Daten eigenständig einzutragen. Dadurch wird der gesamte Prozess der Datenerfassung automatisiert – eine manuelle Arbeit an den Datenpaketen ist nicht mehr erforderlich.

Durch die automatisierte Datenaufnahme in Echtzeit sind die Daten sofort im System verfügbar. Dies ermöglicht es unserem Kunden, sofort auf Kundenanfragen zu reagieren und effizientere Geschäftsprozesse einzurichten. Eine manuelle Übertragung oder Korrektur von Excellisten führte in der Vergangenheit dagegen zu erheblichen Zeitproblemen.

Unser webbasiertes Kundenmodul ist skalierbar und wächst auch mit steigender Auftragsanzahl einfach mit. Es kann problemlos an neue Anforderungen angepasst werden und ist damit auch fit für die Zukunft.

Schlussendlich ermöglicht es das neu entwickelte Modul, die Interaktion zwischen Kunden und Unternehmen zu verbessern. Die Kunden brauchen sich anders als bei der telefonischen Datenübertragung nicht an Telefonzeiten zu halten, sondern können Sendungsanfragen dann übermitteln, wenn sie dafür gerade ein Zeitfenster haben.

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Referenzen

"Ohne Kundenmodul, ruft der Kunde an und das Serviceteam gibt den Auftrag selbst ein. Es ist auch fehleranfällig. Aber rechne so 5 min pro Auftrag. Kann schon eine Stunde sein, die man sich am Tag spart. 1 Std x 21 Arbeitstage x 15€ = so 300 Euro im Monat"
Anonymus CEO bei einem Logistiker aus Süddeutschland

Projektdetails

Entwicklung eines webbasierten Kundenmoduls zur Eingabe der Sendungsdaten durch den Kunden