Digitale Personalverwaltung
Erhalten eine Individualsoftware mit der Stammdaten leicht sind zu finden und Lohnabrechnungen digital verschickt werden können
Unsere Lösung
Die Personalverwaltung ist in Unternehmen jeder Größe mit einem hohen Aufwand verbunden. Zu den anfallenden Aufgaben gehören die Führung der Personalakten, die Gehalts- und Lohnabrechnungen einschließlich dem Versenden der Belege sowie das Arbeitszeiten- und Abwesenheitsmanagement. Unser Kunde trat mit dem Anliegen an uns heran, die Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren, damit die Mitarbeiter der Personalabteilung von wiederkehrenden und bürokratischen Aufgaben entlastet werden und sich mehr auf die Arbeit mit dem Personal konzentrieren können.
Die Einstellung und die Verwaltung einer großen Anzahl von Mitarbeitern ist mit einem sehr hohen Personalaufwand verbunden. Ohne digitale Unterstützung müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung die Personaldaten in Aktenordnern verwalten. Die zeitlichen und logistischen Anforderungen steigen auch dadurch, dass während der Einstellung und beim Onboarding je nach Herkunft und Art der Anstellung unterschiedliche Stammdaten und Dokumente relevant sind. Hier müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung oftmals auch noch rechtliche Rahmenbedingungen und Einzelfälle berücksichtigen.
Hoher Personalaufwand ohne digitale Unterstützung
Bei unserem Kunden mussten vor allem für die laufende Verwaltung der Mitarbeiter viele Ressourcen bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter erhalten im Laufe der Anstellung regelmäßig Dokumente wie Lohnabrechnungen und Benachrichtigungen. Diese wurden in diesem Fall postalisch verschickt, was weitere Arbeitsgänge erforderlich machte und damit sehr viel Zeit in Anspruch nahm.
Deutliche Erleichterung durch automatische Prozesse
Durch eine digitale Mitarbeiterakte konnten Ressourcen eingespart und der Aufwand für die Verwaltung der Mitarbeiter deutlich reduziert werden. Unsere Kunden konnten erheblich von nachgelagerten automatischen Prozessen und der Standardisierung wiederkehrender Arbeitsgänge profitieren und ihre alltäglichen Abläufe effizienter gestalten. Zudem konnten dadurch Fehleingaben erheblich reduziert und ein großer Schritt in Sachen rechtlicher Sicherheit gemacht werden.
Bei der Entwicklung einer digitalen Personalverwaltung standen wir bei unserem Kunden vor einer besonderen Herausforderung. Unser Kunde hatte in der Vergangenheit einen erheblichen Personalaufwand zu verzeichnen.
Onboarding-Prozesse
Unser Kunde muss für neue Mitarbeiter einschließlich der Fahrer regelmäßig Onboarding-Prozesse durchführen, um neue Mitarbeiter schnell und effektiv ins Team zu holen. Dazu gehören auch spezielle Schulungen und die Einführung von Arbeitsabläufen und Richtlinien.
Verwaltung
Wie bereits dargestellt, nimmt die Verwaltung von Mitarbeitern sehr viele Ressourcen in Anspruch. Bei derzeit über 130 Mitarbeitern kommt entsprechend viel Aufwand zusammen.
Überprüfung
Eine große logistische Herausforderung stellt sich für unseren Kunden auch dadurch, dass er die gesetzlichen Vorschriften und die stetig steigenden Anforderungen seiner eigenen Partner erfüllen muss.
Mit der Implementierung der digitalen Personalverwaltung konnten all diese Probleme nachhaltig gelöst werden. Die persönliche Entwicklung der Mitarbeiter ist für das Unternehmen ein wichtiger Meilenstein der Philosophie. Dafür werden auch regelmäßig Schulungen und Weiterbildungen angeboten. Die Personalabteilung unseres Kunden ist dank des neuen Systems dauerhaft entlastet und kann sich wieder ihren Kernkompetenzen widmen, die vor allem in der Mitarbeiterbetreuung, der Personalentwicklung und dem Leistungsmanagement liegen.
Für unseren Kunden haben wir eine digitale Personalverwaltung implementiert und konnten dadurch die Personalabteilung dauerhaft von Verwaltungsaufgaben entlasten. Das System brachte zahlreiche Vorteile mit sich.
- Schneller Zugriff auf Mitarbeiterdaten
- Erhebliche Effizienzsteigerung
- Vereinfachte Datenverwaltung
- Leichteres Monitoring
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Hohe Datensicherheit
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Schneller Zugriff auf Mitarbeiterdaten
Über eine einfache Suchfunktion bekommen die Personaler jetzt sofort Zugriff auf die gesuchten Mitarbeiterdaten – und das - bei entsprechender Berechtigung - von überall aus. Es entfällt das zeitaufwändige Suchen nach Informationen in Papierakten.
Erhebliche Effizienzsteigerung
Durch die Digitalisierung von Personalakten, Arbeitszeitnachweisen, Gehaltsabrechnungen und anderen relevanten Dokumenten konnten manuelle Aufgaben reduziert und der Verwaltungsaufwand erheblich minimiert werden. Ab dem ersten Tag konnte unser Kunde Zeit und Ressourcen einsparen.
Vereinfachte Datenverwaltung
Digitale Personalverwaltungssysteme ermöglichen eine zentrale Speicherung aller Mitarbeiterdaten. Wichtige Informationen wie Kontaktdaten, Gehaltsinformationen, Urlaubsansprüche und Arbeitszeitprotokolle können durch die digitale Personalverwaltung leicht zugänglich gemacht werden und ermöglichen auf Dauer eine wesentlich schnellere und präzisere Datenverwaltung.
Leichteres Monitoring
Wenn wichtige Informationen in Papierbergen untergehen, dann fehlen Überblick und Transparenz. Mit unserem digitalen Personalverwaltungssystem bekamen die Mitarbeiter der Personalabteilung einen klaren Überblick über alle personalbezogenen Informationen. Dadurch wurde auch das Monitoring von Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträgen, Krankheitstagen und anderen relevanten Informationen wesentlich erleichtert. Manager und HR-Mitarbeiter haben so einen wesentlich besseren Überblick über die Personalsituation und können in Zukunft noch schneller auf Anfragen reagieren.
Geringere Fehleranfälligkeit
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Urlaubsanträgen, Arbeitszeitverfolgung und Gehaltsabrechnungen kann nicht nur der zeitliche Aufwand, sondern auch die menschliche Fehlerquote reduziert werden.
Hohe Datensicherheit
Die Datensicherheit ist im Umgang mit sensiblen Mitarbeiterinformationen von großer Bedeutung. Unsere digitale Personalverwaltung basiert auf der sicheren Speicherung und Übertragung von Mitarbeiterdaten. Durch spezielle Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselungstechnologien können Unternehmen die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleisten.